Logiciel d’appel d’offres BTP : les questions à poser avant de choisir

Partir de ce qui vous coûte du temps

Vendredi, 17 h. Un éditeur vous présente son logiciel d’appel d’offres. L’écran est propre, le dossier de démonstration se déroule sans accroc. Avant de juger l’outil, regardez votre propre semaine.

Une réponse à un appel d’offres du bâtiment passe toujours par les mêmes étapes : repérer la consultation, lire le DCE (dossier de consultation des entreprises), métrer, remplir le bordereau, rédiger le mémoire technique, contrôler les pièces, déposer. Les outils du marché n’en couvrent pas tous la même part : certains font la veille, d’autres la rédaction, d’autres le métré. Aucun n’est mauvais en soi. Il peut simplement être fait pour un autre problème que le vôtre.

La première question se pose donc à vous : où partent vos heures ? Si c’est la recherche des consultations, une veille peut suffire. Si c’est le métré et le bordereau, une veille ne changera rien à vos soirées. Le parcours complet, de l’annonce repérée à l’offre déposée, est décrit étape par étape sur la page Comment ça marche.

Le métré : d’où vient chaque quantité ?

C’est souvent la question qui départage les outils. Un chiffre sans origine ne se défend pas, ni devant l’acheteur qui demande une justification, ni devant votre conducteur de travaux qui ne retrouve pas la surface sur le chantier.

Dans un marché à prix forfaitaire, l’enjeu est très concret : le prix s’applique « quelles que soient les quantités livrées ou exécutées » (article R. 2112‑6 du Code de la commande publique). Une quantité sous‑estimée au métré reste en général à vos frais. Demandez donc à voir une ligne de métré et sa justification, comme celle‑ci :

Puis posez les questions qui fâchent :

• Les plans sont‑ils lus en PDF, en DWG, ou les deux ? Et que devient un PDF scanné ?
• L’échelle est‑elle retrouvée sur les cotes du plan, ou supposée ?
• Les hauteurs, les déductions et le nombre de couches viennent‑ils du CCTP, avec le numéro d’article ?
• Que se passe‑t‑il quand le plan, le CCTP et la DPGF ne disent pas la même chose : l’écart est‑il montré, ou moyenné en silence ?
• Quand une quantité ne peut pas être établie, la ligne reste‑t‑elle vide et signalée, ou reçoit‑elle une valeur plausible ?

Une quantité qu’on ne sait pas expliquer est une quantité qu’on ne peut pas défendre.

Le format de l’acheteur, pas celui de l’outil

Un résultat à recopier n’est pas une offre. L’acheteur compare les prix sur son propre bordereau (DPGF, BPU ou DQE), et il note le mémoire selon le cadre fixé par le règlement de la consultation. Chaque ressaisie entre l’outil et ces fichiers est une occasion d’erreur : une ligne décalée, une unité changée, un total qui ne tombe plus juste.

• Le bordereau sort‑il dans le fichier de l’acheteur, sans ligne ajoutée ni supprimée ?
• Le mémoire technique suit‑il le cadre imposé (plan, sections notées, limite de pages), ou un modèle unique ?
• La liste des pièces à fournir vient‑elle du règlement de cette consultation, ou d’une liste générique ?
• Une attestation est‑elle contrôlée à la date de remise, ou seulement à la date du jour ?

Ajoutez une question sur le dépôt. Lors de la passation d’un marché public, les communications et les échanges avec l’acheteur ont lieu en principe par voie électronique, sauf exceptions prévues par le code (article R. 2132‑7). Demandez si l’outil dépose ou signe à votre place, et ce qu’il vous remet pour déposer vous‑même. Ces points sont détaillés sur les pages Bordereau et Recevabilité.

Vos données et vos prix

Vous allez confier à l’outil des plans, des références et surtout votre bibliothèque de prix, c’est‑à‑dire votre marge. Exigez des réponses précises, par écrit :

• Où sont stockés les dossiers et les prix ?
• Qui les lit : un modèle d’intelligence artificielle traite‑t‑il les documents, et dans quel pays ? Un transfert de données personnelles hors de l’Union européenne n’est permis, en principe, qu’avec un niveau de protection suffisant, par exemple une décision d’adéquation de la Commission européenne ou des clauses contractuelles types (CNIL). Demandez lequel s’applique. Vos prix, eux, ne sont pas des données personnelles : faites préciser leur usage par écrit dans le contrat.
• À quoi ils servent : vos prix sont‑ils comparés, mutualisés ou utilisés pour d’autres entreprises ?
• Ce que vous récupérez en partant, et dans quel format.

Une réponse vague sur ces points vaut un non. Les mêmes questions, appliquées à l’intelligence artificielle, sont reprises sur la page IA pour les appels d’offres du BTP.

Le prix, à périmètre égal

Les tarifs ne se comparent pas tels quels. Un outil compte par utilisateur, un autre par dossier, un troisième par consultation suivie. Ramenez tout à la même unité : ce que coûte une offre préparée jusqu’au dépôt, sur un lot.

• Qu’est‑ce qui est compté : un utilisateur, un lot, un appel d’offres ?
• La mise en service, la reprise de votre catalogue de prix et l’assistance sont‑elles comprises ?
• Combien de personnes de l’entreprise peuvent travailler dans le même espace ?
• Quelle durée d’engagement, quel préavis ?

Pour avoir un point de comparaison : chez Maître d’Offre, un dossier est un lot d’un appel d’offres préparé jusqu’au dépôt, avec le métré, le bordereau rempli et les pièces administratives. La formule Compagnon est à 900 € HT par mois pour 10 dossiers, sans engagement, avec un mois de préavis. Le détail des trois formules est sur la page Prix.

L’essai sur un vrai dossier

La dernière question est la plus utile : peut‑on essayer sur un de vos dossiers ? Pas sur la démonstration de l’éditeur, sur un DCE que vous connaissez. Le meilleur choix est un lot que vous avez déjà chiffré à la main : vous connaissez ses pièges, vous savez où sont les écarts, et vous comparez ligne à ligne.

Pendant l’essai, regardez moins le résultat global que trois détails : une quantité que vous savez difficile, un écart entre pièces que vous aviez repéré, une pièce administrative piège. Si l’outil ne les voit pas, ou les tranche sans vous le dire, vous avez votre réponse. Et si vous rédigez déjà avec une IA généraliste, l’article qui la compare à un logiciel spécialisé dit où elle suffit et où elle ne suffit pas.

Avant de signer, repassez cette grille :

• On m’a montré l’origine d’une quantité, sur un de mes plans.
• Les écarts entre pièces sont signalés, pas moyennés.
• Le bordereau et le mémoire sortent au format de l’acheteur.
• Je sais où sont mes données et qui peut lire mes prix.
• Je connais le prix d’une offre préparée, à périmètre égal.
• L’outil a été essayé sur un dossier que je connais.